Egy szoftverrobot elvileg a nap bármely órájában tud dolgozni. A gyakorlatban viszont nem mindig állnak rendelkezésre azok a rendszerek, amelyekre a munkájához szüksége van. A szerverek és licencek költsége miatt a vállalatok ritkán tartanak minden erőforrást folyamatosan készenlétben. A pénzügyi és vállalatirányítási rendszereknek ráadásul gyakran vannak karbantartási ablakaik, éjszakai kötegelt futásaik és zárási időszakaik. Az ütemezés feladata, hogy a robot akkor dolgozzon, amikor erre minden feltétel adott, és a lehető legjobban kihasználja a rendelkezésre álló kapacitást.
Miért kell tudatosan ütemezni? Az ütemezés több, mint egy indítási időpont beállítása. Egy jól megtervezett ütemterv figyelembe veszi a rendszerek elérhetőségét, a folyamatok határidőit, a robotok számát és a licencek korlátait is. Ha egy robot olyankor indul, amikor a célrendszer éppen karbantartás alatt áll, a futás hibával ér véget, és a feladat csúszik. Ha viszont a robotok egész nap kihasználatlanul állnak, majd egyszerre torlódik náluk a munka, a befektetés megtérülése romlik.
Indítási módok
A robotok többféle módon indulhatnak:
- Időalapú indítás: a robot előre meghatározott időpontban fut, például minden munkanap reggel hétkor vagy minden hónap első napján.
- Eseményalapú indítás: a robotot egy esemény indítja el, például egy új e-mail vagy fájl beérkezése, illetve egy új tétel megjelenése a feladatsorban.
- Igény szerinti indítás: a munkatárs vagy egy másik rendszer akkor indítja el a robotot, amikor szükség van rá.
A legtöbb vállalatnál ezek együtt működnek. Az időalapú futások adják a napi rutint, az eseményalapú indítás biztosítja a gyors reagálást, az igény szerinti indítás pedig a rugalmasságot.
Rendszerek elérhetősége és időablakok
Az ütemezés egyik legfontosabb bemenete annak ismerete, hogy mikor érhetők el a szükséges rendszerek. A pénzügyi rendszerekben gyakran zárolják a könyvelést hónap- vagy évzáráskor, a banki átutalásoknak napi határidejük van, az éjszakai kötegelt futások pedig órákra lekötik a szerverek erőforrásait. Ezeket az időablakokat már a tervezéskor fel kell térképezni, és a robotok ütemtervét ezekhez kell igazítani.
Munkanaptár, ünnepnapok és időzónák
Egy robot nem tudja magától, hogy mikor van ünnepnap vagy áthelyezett munkanap. Ezért a vállalati munkanaptárt be kell építeni az ütemezésbe, hogy a robot csak a megfelelő napokon fusson, és például a hónap utolsó munkanapját is helyesen ismerje fel. Nemzetközi működésnél az időzónák, valamint a nyári és téli időszámítás közötti váltás is gondot okozhat, ha nem kezeljük őket tudatosan.
Kapacitás, prioritások és függőségek
A robotok és a licencek száma korlátos, ezért a feladatokat okosan kell elosztani. A sürgős, határidős folyamatok kapjanak elsőbbséget, a kevésbé kritikus feladatok pedig a csendesebb időszakokban, például éjszaka vagy hétvégén fussanak. Gyakran egyik folyamat a másikra épül: a könyvelő robot csak akkor indulhat, ha a számlákat feldolgozó robot már végzett. Ezeket a függőségeket a vezérlőközpontban érdemes rögzíteni, hogy a futások a megfelelő sorrendben, automatikusan kövessék egymást.
Felhőalapú rugalmasság
A felhőben futó robotok új lehetőséget kínálnak a költségek kezelésére. A kapacitás igény szerint bővíthető és csökkenthető: csúcsidőben több robot dolgozhat párhuzamosan, csendesebb időszakokban pedig a fel nem használt erőforrásokért nem kell fizetni. Így az ütemezés nemcsak technikai, hanem pénzügyi optimalizálási kérdés is.
Felügyelet és riasztások
Egy jól ütemezett robotflotta is igényel felügyeletet. Az irányítópultokon látszik, melyik robot mikor fut, mennyi ideig tart egy-egy folyamat, és hol van szabad kapacitás. Ha egy futás elmarad, a szokásosnál tovább tart vagy hibával zárul, az automatikus riasztás azonnal értesíti a felelőst. A mesterséges intelligencia itt is segít: a korábbi futások adataiból előre jelezheti a várható terhelést, és javaslatot tehet az ütemterv finomítására.
Az ütemezés köti össze a robotokat, a rendszereket és az üzleti határidőket. Ehhez ismerni kell a rendszerek elérhetőségét, a karbantartási és zárási időszakokat, a munkanaptárt és a folyamatok közötti függőségeket. Ha ezeket figyelembe vesszük, a robotok a megfelelő időben, a megfelelő sorrendben és a lehető legjobb kihasználtsággal dolgoznak.
Az alapfogalmaktól a tervezésen és az integráción át az ütemezésig ezek az elemek együtt adják a sikeres RPA-működés alapját. Az a vállalat, amely mindegyikre kellő figyelmet fordít, olyan automatizált folyamatokat építhet, amelyek megbízhatóan, költséghatékonyan és hosszú távon szolgálják az üzleti céljait.
