Ha egy feladatot robotra bízunk, a programozás csak a munka egyik része. A nagyobb kihívás az, hogy a folyamatot kisebb, egyértelmű részekre bontsuk, és mindegyikre megbízható megoldást találjunk. Egy jól felépített robot nemcsak elvégzi a feladatát, hanem könnyen karbantartható, bővíthető, és hiba esetén is kiszámíthatóan viselkedik.
Miért a felbontás a kulcs? Az ember a munkája során sok apró döntést hoz szinte észrevétlenül. Kihagy egy hiányos sort, rákérdez egy furcsa adatra, vagy újrapróbálkozik, ha egy rendszer lassan tölt be. A robot viszont csak azt teszi, amit pontosan leírtak neki. Ezért minden lépést, feltételt és kivételt külön meg kell határozni. Minél jobban látjuk a folyamat részeit, annál kevesebb meglepetés ér minket éles működés közben.
Az első lépés: a jelenlegi folyamat megértése
A tervezés a jelenlegi működés felmérésével kezdődik (ezt nevezik AS-IS állapotnak). Ilyenkor a folyamatot végző munkatársakkal közösen, lépésről lépésre rögzítjük, mi történik. Milyen rendszerekbe lépnek be, honnan érkeznek az adatok, milyen szabályok szerint döntenek, és mi a teendő, ha valami nem stimmel. Az eredmény egy folyamatleíró dokumentum, amely a fejlesztés alapja lesz. Ebben a szakaszban a folyamatfeltáró eszközök is sokat segítenek, mert valós adatok alapján mutatják meg, hogyan zajlik a munka a gyakorlatban.
Előbb újragondolás, aztán automatizálás
Egy rosszul felépített folyamatot automatizálva csak gyorsabban kapunk rossz eredményt. Ezért a felmérés után érdemes megtervezni a célállapotot is (TO-BE). Elhagyható-e egy felesleges jóváhagyási kör? Egységesíthető-e egy beérkező dokumentum formátuma? Kiváltható-e egy képernyőn végzett lépés közvetlen adatkapcsolattal? Gyakran már ez az átgondolás is jelentős javulást hoz.
A robot felépítése: jól elkülönülő modulok
A professzionálisan tervezett robotok általában négy fő részből állnak:
- Indítás: a robot betölti a beállításokat, bejelentkezik a szükséges rendszerekbe, és ellenőrzi, hogy minden elérhető-e.
- Feladatok összegyűjtése: összegyűjti a feldolgozandó tételeket, például a beérkezett számlákat, kérvényeket vagy rekordokat.
- Feldolgozás: tételenként elvégzi az üzleti logikát, vagyis az ellenőrzést, a rögzítést és a továbbítást.
- Lezárás: kijelentkezik, bezárja az alkalmazásokat, és összefoglaló riportot küld az eredményekről.
A beállítások (elérési utak, címzettek, határértékek) ne a kódban legyenek, hanem külön konfigurációban. Így egy apró változás miatt nem kell újrafejleszteni a robotot. Az ismétlődő elemeket, például egy bejelentkezést vagy egy riportkészítést, érdemes újrahasznosítható komponensként megírni, hogy más robotok is használhassák.
Tételenkénti feldolgozás és feladatsorok
Egy jól tervezett robot tételenként, egymástól függetlenül dolgozza fel a feladatokat. Ha egy tétel hibás, a robot csak azt jelöli meg, és folytatja a következővel, nem áll le az egész folyamat. Nagyobb mennyiségnél bevált megoldás, hogy egy robot gyűjti össze a tételeket egy közös feladatsorba, ahonnan több robot párhuzamosan dolgozza fel őket. Így a kapacitás igény szerint bővíthető, és mindig látható, melyik tétel milyen állapotban van.
Kivételkezelés: amikor nem minden a terv szerint alakul
A robot kétféle hibával találkozhat. Üzleti hiba, ha egy adat hiányzik vagy nem felel meg a szabályoknak. Ilyenkor a tételt emberi ellenőrzésre kell továbbítani. Technikai hiba, ha egy alkalmazás nem válaszol vagy lejár egy kapcsolat. Erre általában egy automatikus újrapróbálkozás a megoldás. Ha a kettőt már a tervezéskor szétválasztjuk, és részletesen naplózunk, a robot működése átlátható és könnyen javítható lesz.
Ember és mesterséges intelligencia a folyamatban
Nem kell mindent teljesen automatizálni. Az összetett vagy nagy kockázatú döntéseknél érdemes tudatosan beépíteni egy emberi jóváhagyási pontot. A kötetlen formájú bemenetek, például a szabad szöveges e-mailek vagy a különböző formátumú dokumentumok értelmezésére pedig ma már mesterséges intelligencia is bevethető. Az AI előkészíti és rendszerezi az adatokat, a robot pedig a szabályok szerint elvégzi a további lépéseket.
Egy RPA-projekt sikere nagyrészt a tervezésen múlik. Ha alaposan megértjük a jelenlegi folyamatot, előbb javítunk rajta, és csak utána automatizáljuk, a robot jól elkülönülő modulokból épülhet fel. Ezek külön-külön is tesztelhetők, karbantarthatók és bővíthetők. A tételenkénti feldolgozás és a tudatos kivételkezelés biztosítja, hogy egy hiba ne állítsa le a teljes folyamatot.
A jó szerkezet a hosszú távú működésbe tett befektetés. A rendszerek, a szabályok és az üzleti igények idővel változnak, és egy átgondoltan felépített robot ezeket a változásokat is jól kezeli. Így az automatizálás nem egyszeri projekt, hanem a vállalat folyamatosan fejlődő digitális erőforrása lesz.
Következő cikkünkben azt mutatjuk be, hogyan kapcsolódik a robot a különböző rendszerekhez, és miért kritikus fontosságú a jó integráció.
